Kommunicerar ni effektivt?

kommunicera_effektivare

Hur kommunicerar ni på jobbet? Hur mycket tid lägger ni ner på att utbyta information? Det finns mycket tid att tjäna på att intern och extern kommunikation fungerar så bra som möjligt. Ett talande exempel kommer från en diskussion jag nyligen haft med en grupp jag stöttar. Medarbetarna som utförde gemensamma kunduppdrag satt geografiskt på två olika ställen. De kommunicerade därför via telefonmöten och mejl. De missuppfattade ofta varandra, trots att de jobbat länge inom området. Det var inte ovanligt att arbetsuppgifter fick göras om och skapade mycket övertid på kvällar och helger. Genom att hitta ett tydligt och enkelt sätt att kommunicera, minskar dubbelarbetet och övertiden. Här kommer en checklista på hur du kan kommunicera effektivare både muntligt och skriftligt.

  1. Klart
    De flesta av oss för ett hektiskt liv och har många bollar i luften. Det betyder att personen inte alltid har 100% fokus på vad du skriver eller säger. Uttryck dig därför klart och tydligt vad du vill.
    T ex ”Vi skulle behöva hjälp av John tisdag och onsdag nästa vecka med att ta fram ett förslag.”
  2. Koncist
    Håll ditt meddelande så kort som möjligt. En e-post text ska inte vara längre än att den går att läsa utan att scrolla. Mottagaren scrollar sällan och kommer garanterat att missa det som står nederst i mejlet. Muntligt tappar du också lätt en persons uppmärksamhet om du blir alltför långrandig.
  3. Konkret
    Ge en sammanfattning av det du tänkt informera om och undvik alltför många detaljer. Då kan mottagaren skapa sig en snabb uppfattning om vad det rör sig om. Krävs mer information? Är det ett e-postmeddelande bifoga en mer detaljerad information. Är det ett muntligt meddelande avvakta frågor från mottagaren eller ställ kontrollfrågor för att vara säker på att personen förstått.
  4. Korrekt
    Anpassa ditt språk till de som ska läsa eller lyssna på dig. Förstår de facktermerna? Hur mycket kunskap har de inom området? Vad är ditt syfte med meddelandet?
  5. Komplett
    Om du vill att någon ska utföra något, var tydlig med vad som ska göras av vem.
    T ex Gina: Kan du ta fram ett kampanjförslag till vårt nästa möte på torsdag kl. 10:00?Kontrollera även att all relevant information är inkluderat i meddelandet; datum, klockslag, kontaktuppgifter eller bakgrundsinformation.

(Fritt från mindtools.com)

Eva Jansén

Eva Jansén

Resultatutvecklare at Oglio Utveckling
Jag driver Oglio Utveckling där jag stärker organisationer och individer för att skapa produktiva och framgångsrika företag. Huvudsakliga arbetsområdet är personlig effektivitet, projekt- och verksamhetsutveckling. Jag stöttar genom analys, utbildning och rådgivning.
Eva Jansén
0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *