”Västtrafiksyndromet”. Ingen resenär har biljettsystemet som mål för resan!
Denna rubrik handlar inte i första hand om Västtrafik och dess biljetsystem. Biljettsystemet får stå som symbol för alla de organisatoriska strukturer som tar fokus från det vi är anställda för att göra.
För några år sedan införde Västtrafik ett nytt biljettsystem. Det var digitalt och inte alldeles lätt att förstå. En gång när jag satte mig på bussen i centrala Borås plingade det till i min mobil och jag kunde läsa på displayen; Välkommen till Skövde lokaltrafik. Biljettsystemet var säkert jättebra och man kunde säkert åka smidigt både långt och kort, en eller flera personer på samma plastkort, bara man förstod vilka plus och minus man skulle trycka på vid automaterna. Detta berättar jag inte för att beskriva mina svårigheter att betala en giltig biljett. Jag beskriver detta av en helt annan anledning. Ett biljettsystem är en fantastisk bild för hur organisationsstrukturer kan vara och hur det bör vara.
Det finns inte en enda person, förutom chauffören, som använder våra kollektiva färdmedel och som har dem som en huvudaktivitet under dagen. Allt som har med tidtabeller och biljettsystem att göra är något som måste fungera medan alla som använder dem kan koncentrera sig på det som är viktigt för dom och som dom är på väg till. Dvs. biljettsystemet måste vara så enkelt så att alla kan förstå det samtidigt som dom är koncentrerade på något annat. Det är självklart inte fel på själva biljettsystemet, det kan sin sak, men dom som har placerat det i sin uppgift har inte förstått att det måste fungera utan att man koncentrar sig på det.
Detta är en bra tankebild för alla de strukturer som omger oss dagligen på våra arbetsplatser. Självklart finns det några medarbetare som är ansvariga för hur den organisatoriska strukturen ser ut och som med både engagemang och kompetens skall forma verksamhetsmässiga, administrativa och ekonomiska funktioner i verksamheten. Detta innebär inte att alla medarbetare varken skall eller bör vara experter på organisationsstrukturen för att kunna göra ett bra arbete. På sätt och vis gäller samma förhållningssätt på våra arbetsplatser som när vi använder kollektivtrafiken. Ingen skall behöva ha sin koncentration och sitt fokus kring den organisatoriska transportsträcka som måste tillryggaläggas för att komma till den tid, plats eller sammanhang där arbetsuppgiften kan utföras. Organisationen måste vara så självklart att den utan att störa medarbetarna
Kanske är detta ett litet bidrag till att försöka sätta fingret på den frustration som pyser ut från olika arbetsplatser. Några röster i mängden låter ungefär så här; Vi får fler och fler möten, mer och mer skall dokumenteras, vi kan inte ta emot vårdtagare för vi måste skriva minnesanteckningar. Alla som ansvarar för organisations- och ledningsstrukturer måste ställa sig frågan dagligen; håller vi på att hamna i ”Västtrafiksyndromet”? Dvs. skapar vi organisatoriska strukturer som tvingar våra medarbetare att ha sitt fokus på något annat än den huvuduppgift de är anställda för? Jag känner en välgrundad oro över att rätt många organisationer idag motverkar sin egen verksamhets effektivitet med goda organisatoriska avsikter. Det otäcka i sammanhanget är att det är GODA ambitioner. Jag tror att många ledningsgrupper i vårt land skulle behöva sätta upp följande punkt på dagordningen; Måste man vara expert på biljettsystemet för att få åka med vår buss?
En fungerande organisation är som ett enkelt biljettsystem. Det bidrar till att vi smidigt, och utan energiläkage, tar oss effektiv till den plats i livet där vi skall bidra med vår kompetens, engagemang och tid.
Anders Ljungström
- Det är handlingarna som räknas - 17 juni 2016
- Villkorat människovärde - 3 juni 2016
- Fria resurser en förutsättning för framgång! - 20 maj 2016
Hej Anders,
det här är en väldigt talande bild, tycker jag. Och välbefogad. I en ambition av rättvisa och jämställdhet försöker många organisationer att skapa system som garanterar samma kvalitet till alla brukare. Det är en sjysst utgångspunkt, tycker jag. Du skal få samma kvalitetnivå på sjukvård, skolundervisning, transport, etc oavsett var i landet du bor.
Metoden för kvalitetsstyrningen har blivit en allt mer omfattande dokumentation och ”manualstyrning”. Resultatet blir inte så bra, då fokus läggs på att följa manualer och dokumentation än själva tjänstens utförande. Fr a den mellanmänskliga närvaron och de beslut som skall fattas i de situationerna blir lidande. Ytterligare en faktor är, tycker jag att de som utformar komplexa och omfattande system snabbt tappar perspektivet på prioritetsordningen. Precis som du skriver blir systemet viktigare än kärnverksamheten. Det som skulle vara ett stöd blir huvudsaken. Som att försöka driva en cykel framåt med cykelstödet. Hmmm…
Min uppfattning är att det blir för tekniskt. Jag tror inte att lösningen är mer administration och kontrollinstanser. Jag tror att lösningen ligger i det mellanmänskliga. Vi måste förtydliga vilka gemensamma mål vi har för verksamheten och utbilda personalen kontinuerligt i detta. Varför gör vi saker? Vad är målet? Vem gör vi detta för? Prioriteringsordningar?