Rapport från ett aktivitetsbaserat flexkontor med ”clean desk policy”
”En modern verksamhet måste huseras i en modern byggnad och en modern byggnad bör vara flexibel”. Så löd/lyder retoriken bakom min arbetsplats flytt från en gammal byggnad till en ny. Flytten innebar ett hejdå till långa, mörka korridorer, små rum, få fönster, egna bokhyllor, hurtsar, skrivbord och stolar, och ett hej till ljusa, öppna lokaler med stora fönster, få väggar, inga personliga skrivbord, bokhyllor eller stolar.
Ansvarig (vid tillfället för beslut om flytt) pratade om en porös miljö som hela tiden kan, och bör, förändras utifrån behov och förutsättningar: väggar flyttas, kontor förändras och/eller flyttas, lektionssalar minskas eller förstoras allt efter omvärldens tryck och förväntan. Som medarbetare bör man såklart också vara modern och vara anpassningsbar och flexibel.
Utformningen en maktfaktor
Christa Breum Amhøj (2009)[1] har studerat en liknande verksamhetsflytt i Danmark. I hennes studie betraktas det nya huset, som även det kallades modernt och flexibelt, som en ”teknologi” som påverkar styrning och ledarskap. Huset är inte en neutral arkitektonisk byggnad, argumenterar hon, utan bör sättas i fokus för analys av makt och styrning.
Breum Amhøj beskriver (med hjälp av Focault[2]) hur olika ”teknologier”, i detta fall husets utformning, påverkar och formar oss som medarbetare och också möjliggör en viss typ av ledarskap och uppmuntrar en viss form av makt.
Idéerna i Breum Amhøjs studie är hämtade från en analys av ett fängelse – Panopticon – ritat i början av 1800-talet där själva konstruktionen av fängelset gjorde så att fångarna inte såg övervakaren, men där övervakaren hela tiden kunde se dem. Den konstanta medvetenheten om att vara övervakad betyder att fången övervakar och disciplinerar sig själv som den strängaste övervakaren. Fången blir på detta sätt orsaken till sin egen underkastelse. Panoptikon är en arkitektonisk form som genom att göra den enskilde individen uppmärksam på en permanent synlighet också gör att makt och social ordning kan upprätthållas.
Våra nya lokaler är inget fängelse men de uppmuntrar kanske en viss typ av medarbetare, eller vissa typer av beteenden och de ger också en bild av vad man tänker sig att det är för verksamhet, vad verksamheten skall göra och framförallt hur det skall göras.
Ett företag som förespråkar aktivitetsbaserade kontor skriver på sin webbsida att:
..det är du själv som väljer vilken arbetsplats som passar bäst för stunden. Är det soffan, skrivbordet eller tysta rummet? Välkommen till valfriheten!
”clean desk policy”
Mina kollegor hanterar denna valfrihet lite olika. Några finner sig väl i att sätta sig på olika platser från dag till dag. Några stannar hemma. Andra möblerar om öppna ytor till små kontorsliknande kuber med hjälp av bokhyllor. Vissa har, som jag, valt att helt enkelt annektera ett bord och en stol i närheten av en bokhylla, ignorera ”clean desk policy” och hoppas kunna göra ungefär det jag gjorde i förra lokalen.
Vissa egenskaper uppmuntras – andra förtrycks
I Amhøjs studie väljer medarbetare liknande strategier som vi gjort i vår verksamhet. Vi har dock inte varit så länge i de nya lokalerna. I den Danska studien beskrivs hur medarbetarna efter ett tag ser på det nya huset som en synliggörare av dom själva som medarbetare. I det öppna kontorslandskapet kan du inte längre ”gömma dig” på kontoret. Man kan hela tiden förnimma sina kollegor och det betyder, menar flera som intervjuats i studien, att man iakttar andra och blir iakttagen som ”ett helt menneske i modsaetning till tidligere, hvor kollegaen blot var et hoved bag papirbunkerne på skrivbordet” (s.274).
En av slutsatserna i studien är att husets utformning understryker vikten av att vara synlig. Sitter en medarbetare mycket bakom skrivbordet uppfattas hen som en person som inte tar ansvar för sin egen utveckling. Huset är speciellt ägnat medarbetare och ledare som älskar att vara synliga, utåtriktade och ”på”. Personer som inte ”tar en runda i huset” då och då (i studien ofta refererade till som äldre medarbetare och sekreterare) beskrivs av de intervjuade som personer som saknar vissa egenskaper och eventuellt behöver stöd.
Vårt arbete är således inte oberoende av var eller i vilket sammanhang det sker, utan anpassas eller översätts i relation till en specifik omgivning, där vissa personliga ”egenskaper” uppmuntras och andra förtrycks. Hur ser det ut på er arbetsplats? På vilket sätt påverkar byggnaden och/eller möblemanget vilka medarbetaregenskaper som uppmuntras och vilka karaktärsdrag som hamnar i skymundan? Är det en medveten strategi att uppmuntra ett visst beteende/vissa egenskaper eller är det en bieffekt av ”moderna” kontor? Hur hanteras eventuellt negativa konsekvenser av arbetsplatsens utformning?
För att avsluta med ett skratt kan jag länka er till ett väldigt roligt ”klipp” på temat.
[1] Amhøj, B. C. (2009) Medarbejderens synliggörelse i den transrente organisation -om styrning af frihed og usynliggörelse av ledelse. I Offentlig ledelse i managementstaten. Pedersen, D (red.). Fredriksberg: Samfundslitteratur.
[2] Foucault, M. (2004) Övervakning och straff. Stockholm: Arkiv förlag.
- Om riktigt arbete och vikten av att bli skitig - 3 maj 2016
- Vi påverkas mycket, men vet inget, och verkar bry oss ganska lite, om EU! - 18 februari 2016
- Spongebob som offentlig organisation - 7 januari 2016
Människan har ett savannbeteende som vi haft sedan ”urminnes tider”. Detta beteende innebär att människor varje gång någon kommer i vårt synfält betraktar det i vårt synfält för att bedöma om det är en fiende eller vän. Dagens moderna kontorslandskap med väldigt låga avdelare mellan skrivborden bidrar inte positivt arbetsmiljön. Däremot var de avdelare som fanns/finns i USA och som var mycket högre däremot helt ok eftersom man slapp att ständigt se olika människor i synfältet.
Jag har suttit i kontorslandskap i alltför många år, på många olika platser och har läst mycket forskning och många artiklar om detta fenomen som är så högt älskat av chefer i Svergie. Jag säger som hjärnforskaren Katarina Gospic – inom vilket annat område skulle man introducera ett nytt sätt att arbeta utan att basera det på gedigen empirisk forskning? Skulle läkare börja operera på ett helt nytt sätt för att det verkade cool och modernt – utan att detta arbetssätt var beprövat och befunnits vara bra. Tror inte det. Men när det gäller arbetsmiljön stirrar man sig blind på kvadratmeterpriset på kontorslokaler och ordet ”transparens”. Eget kontorsrum associeras endast till uttrycket ”gömma sig” och inte som många anställda skulle svara ”möjlighet att koncentrerat och tidseffektivt utföra det arbete man är anställd för att utföra”.
Transparens är ett ord som verkar vara en helig ko idag. Oavsett det pris många får betala när de tvingas sitta i ”moderna kontorsmiljöer” och ständigt översköljs av intryck och ljud. All forskning visar att människans kognitiva förmågor påverkas negativt av denna typ av arbetsmiljö (inte för alla yrkesgrupper men för de flesta). Även om man själv tycker sig uppleva att man mår och presterar bra när man sitter med musik i hörlurar för att åstadkomma arbetsro i kontorslandskapet visar forskningen att de kognitiva förmågorna påverkas negativt.
Det finns enligt en professor emeritus vid Chalmers i Göteborg en formel där man enkelt kan räkna ut att om personalens prestation går ner 1% har man raderat IT hela den besparing som minskade lokalhyror gett. Intressant fakta som ingen arbetsgivare verkar vara intresserade av att ta till sig.
Kanske de borde vara det i dagens transparenta samhälle med ständigt stigande antal sjukskriva. Kanske finns det ett samband mellan det moderna öppna kontorslandskap och den stora andelen sjukskrivna? En procent är inte mycket, och svårt att räkna ut det talet kan det inte heller vara.