Bli effektivare – sluta med Multitasking
En av de saker som det blir mest diskussion om när jag är ute och stöttar människor i deras hektiska vardag är hur man ska förhålla sig till multitasking. Många av oss har blivit matade med att ju mer bollar vi kan ha i luften samtidigt ju duktigare är vi. Vilket betyder att många av oss eftersträvar att jobba just så. Men undersökningar visar att ju fler bollar du har på gång desto mindre produktiv blir du. Du får också en lägre kvalité på det du lämnar ifrån dig och du dränerar dig själv på energi. Du kan tappa upp till 40 % av din produktivitet vilket medför att det kommer att ta längre tid att utföra de olika uppgifterna och du blir dessutom allt tröttare. Så hur bryter du denna vana och blir produktivare? Här kommer några tips:
- Planera in dina arbetsuppgifter i block under dagen. Dela upp dina arbetsuppgifter inom olika kategorier t ex svara på mejl och skapa block under dagen för varje kategori.
- Notera de störningsmoment som dyker upp under en vecka, vem det är och hur viktigt det var. Gå igenom punkter och ta en diskussion med dem som stör dig och försök att hitta en policy för att minska på störningsmomenten.
- Förbättra din fokus och kvalité genom att jobba med en ska i taget.
- Varje gång du tappar fokus från den nuvarande arbetsuppgiften. Notera att det hände och gå tillbaka till din första uppgift. Rädd att glömma det som dök upp? Skriv ner det på en lapp och gå igenom lappen är du är klar med uppgiften.
- Stäng av alla automatiska påminnelser på dator, mobil och platta om inkomna mejl. Det gör att du lätt tappar fokus och blir frestad att titta vad det var som kom in.
- När du kommer på dig själv med att ha flera saker på gång samtidigt. Stanna upp och tar några minuters vila. Hjälper dig att samla ihop tankarna och återgå till en sak i taget.
- När det dyker upp saker som behöver prioriteras. Stanna upp och notera hur långt du kommit med nuvarande uppgift och hur du tänker jobba vidare på den. Därefter går du över till den prioriterade uppgiften. Då sparar du tid när du återvänder till den första uppgiften.
- Öva dig på att vara ”när”varande och inte ”här”varande. T ex när du sitter på ett möte fokusera på mötet och vad som sägs och undvik att fundera över andra saker som dyker upp under mötets gång.
(Inspirerat av Mindtools.com)
- Wind of Change - 9 april 2018
- Är ni rustade för förändring? - 26 februari 2018
- Jobba hemifrån – går det att få något gjort? - 12 februari 2018
Kloka råd. Gör något, kan bli bättre på andra och vissa helt nya. Tack.
Hur sant som helst! Förstår inte hur vi är funtade som tror att vi hinner mer om vi multitaskar… Kvinnor är definitivt sämre på att göra en sak åt gången. // Kikki
Ja, så sant som det är skrivet!
Lika enkelt som det synes vara, lika svårt är det att genomföra i praktiken…varför?
Men bra att få denna påminnelse så man rycker upp sig
/ johan
Detta är också viktigt för projektledare och projektmedlemmar att tänka på. Om du ska göra en större insats i ett projekt (mer än 2 dagars arbetstid/vecka) så ska du undvika att vara med i mer än 2 projekt samtidigt. Även om det ser ut som det finns tid för ett mindre 3:e projekt så kommer det att sänka din totala effektivitet.
Kul att ni gillade inlägget och att det gav några konkreta tips.
Hälsofokus: Vi kvinnor har med oss i generna sedan stenåldern att utföra sysslor samtidigt som vi bevakar våra barn. Därför extra viktigt att vi är medvetna om problematiken.
Joahn K: Vi är vanemänniskor och det tar minst 20 dagar att bryta en vana. Under de 20 dagarna behöver du medvetet genomföra justeringarna, innan den blir en ny och ”bättre” vana.
Thomas L: Helt rätt tänkt. Det är sällan som den uppskattade arbetstiden, projekt eller inte, stämmer med verkligheten. Det behövs alltid bufferttid i kalendern för oförutsedda händelser.