Dåliga datorsystem ger dålig arbetsmiljö!
Det fattas något... (bild från fotoakuten.se)
Dåliga datorsystem ger dålig arbetsmiljö!
Grundtanken bakom olika IT-system i arbetslivet är, som jag förstår det, att underlätta arbetet genom att systematisera, dokumentera, underlätta uppföljning med mera.
Men vad händer i verkligheten när nya system införs på våra arbetsplatser? Hur går det till? Är de anpassade efter behovet hos de anställda? Är de utprovade så att de fungerar som de ska? Minskar de arbetsbördan för de som handhar systemen?
Låt mig ta ett exempel.
Jag har pratat med flera barnmorskor vid olika mödravårdsenheter i Skåne (en fullständigt ovetenskaplig explorativ undersökning). Alla beskriver samma sak när det gäller deras datorsystem.
Många olika system
Till att börja med har de olika system för olika ändamål; ett för journalföring, ett för tidbokning och ett för prover som skickas iväg o s v. Alla små uppgifter som görs många gånger på en dag. Ett vanligt scenario är att barnmorskan ska boka en ny tid åt en patient. Då vill hon kanske först läsa i journalen vad som gjorts tidigare. Ett system. Sen vill hon boka en ny tid. Ett annat system. Och det är inte så enkelt som att bara öppna det systemet, utan då blir man utloggad från det första, måste logga in i tidbokningen för att sen på nytt logga in i journalsystemet. Smidigt eller hur?
Hur hade du velat ha det om det var dina arbetsuppgifter? Snabbt och smidigt med allt på ett och samma ställe, så att du automatiskt får uppgifter (t ex personnummer) från journalen till tidbokningen. Det hade jag velat i alla fall. Utan att logga in och ut mer än när jag öppnade systemet första gången.
Och vet du vad som händer när det blir ett nytt år? Jo, då måste det öppnas en ny journal för varje patient, för systemet gör en brytning i och med årsskiftet! Hur praktiskt är det? På en skala?
Utbildning i system som inte införs
Något som också inträffar emellanåt är att beslut om införande av olika system stoppas så sent i processen att alla hunnit gå utbildning i det nya systemet. Ny kunskap och arbetstid mer eller mindre bortkastad. Missnöje och förvirring kvarstår. Någon som är bra på att räkna på personalekonomi får gärna räkna på hur mycket det kostar… och sen jämföra det med vad det skulle kosta att ha lite is i magen och låta ta fram ett riktigt bra system som kan hantera alla förekommande arbetsuppgifter.
Kompetensförlust
En ytterligare effekt som barnmorskorna beskriver är att deras äldre kollegor, och vikarier som inte jobbar regelbundet, inte orkar med dessa ständiga byten. Mellan vikariaten, eller precis när de lärt sig ett system så kommer det ett nytt. Detta har de facto inneburit att personal har sagt upp sig! Vilket har gett en förlust av stor kompetens som hade varit värdefull för yngre nyare kollegor.
Hur lång tid av en kvarts besök hos barnmorskan tror du handlar om kärnarbetsuppgiften? Ca 2 minuter. Resten är tid framför datorskärmen!
Var är det rimliga i det här? Borde inte tekniken vara lite bättre än så?
Administration (bild från fotoakuten.se)
Här kan du läsa mer om hur man kan se på arbetsmiljön när det gäller datorsystem.
- AfterWork i Malmö 28 augusti 2017 - 15 augusti 2017
- Ny plattform för bloggens 1000 artiklar! - 18 juli 2016
- Arbetslivets Dag 2015 – twittret! - 14 mars 2015
Det jag tänker på är också att man oftast säger att man inför nya datasystem för att göra arbetet snabbare ”nu är det ju bara att…”. Det kanske blir så om man ser till ETT system men mängden system och växlingen däremellan som du beskriver faktiskt gör att arbetet går långsammare. Insatser tänkta för effektivitet blir insatser för INeffektivitet. Kan vara svårt att få gehör för det i de interna diskussionerna utan att uppfattas som gnällig. Typ: ”Nu har vi ju lagt stora summor på att förbättra tidbokningssystemet, som de ju har klagat på i flera år, och så är de ändå inte nöjda. Man kan ju undra om det är personalen eller datasystemen det är fel på?!? Hm!? Eller något annat de egentligen är missnöjda med…” Typ.
Eftersom jag som IT-konsult jobbat med detta i nästa 15 år skulle jag kunna skriva en hel roman om detta.
Men kärnpunkten till problematiken är kommunikation.
Kommunikation när ett nytt program ska handlas in eller byggas. Viktigt att någon som ska använda systemet finns med i fördiskussionerna, så att man har klart för sig vilka krav som ska ställas på systemet.
Även viktigt att veta att effektiviteten inte kommer automatiskt med att systemet installeras. Det tar tid att lära sig använda ett nytt system och hitta bra rutiner för att kunna nyttja det i sitt dagliga arbete. Genom utbildning i flera steg; grund utbildning och efter en tid när användaren lärt sig hitta i systemet vidareutbildning. För att finslipa systemet kontra arbetsuppgifter. Hitta det optimala sättet att nyttja systemet. Alltså kommunikation med utbildarna.
För att sedan behålla kunskapen inom avdelningen är det viktigt att någon internt utses som expert på systemet. Någon som alla kan fråga om det inte kan utföra sin uppgift. Slutar denna person lär upp en ersättare.
I ditt fall Maria som du beskriver, så är problemtiken att man inte valt att se ett helhetsgrepp för barnmorskorna och deras arbete utan byggt på med nya system vart efter. Troligtvis från olika IT-bolag vilket gör att det inte går att koppla ihop dem på ett smidigt sätt.
IT-system är som med relationer, du måste jobba med dem kontinuerligt för att få dem att växa. :-)
Det sista som överger människan är ju hoppet, så jag kan tänka mig att man inför varje nytt systembyte tänker att ”nu ska det nog ändå bli bättre”. Just nu står dessa barnmorskorna inför ännu ett byte… Hoppet står till att det blir ett gemensamt system i hela Skåne. Om tidbokningen och provtagningen ingår i nya systemet vet jag inte.
Och trösten för tidbokningsböket är att alternativet hade varit att ha böcker och då hade det varit än svårare att boka åt varandra.
Önskningen hade ju verkligen varit att behovet ”på golvet” hade fått vara styrande, och att det inte var så bråttom i byten att man inte hinner testköra ordentligt. Och som du säger, Eva, använda helhetslösningar från en och samma leverantör.
Fin liknelse med relationerna. :)
Om just dessa frågor och dess påverkan på upplevelsen av arbete och hur det skiljer sig mellan olika arbetsplatser diskuterar jag i min avhandling ”Det tekniska spelet. Förhandlingar om arbete, teknik och kön i relation till införande av nya informationssystem”. Jag disputerar den 18 februari i Göteborg. Det jag kommer fram till är att hur tekniken används och tolkas beror på hur yrkesgruppen konstruerar sin yrkesidentitet och på hur de ser på kärnan i det egna arbetet. Detta varierar mellan olika arbetsplatser beroende på olika organisatoriska aspekter som möjlighet att påverka beslut och liknande frågor. Det beror också på hur tekniken kodas på arbetsplatsen i spelet mellan olika yrkeskategorier (därav avhandlingens titel). Jag konstaterar att ett och samma system kan få olika roller för olika yreksgrupper beroende på om tekniken ses som ett hot eller inte och beroende på om tekniken är anpassad efter de egna rutinerna. I fallet med barnmorskorna verkar tekniken inte utarbetad efter den verksamhet som bedrivs och ledningen verkar inte lyssna på dem vilket kan stärka frustrationen och leda till olika typer av motståndsstrategier. Om detta kom det en avhandling i Göteborg för några år sedan av Marie Hjalmarsson som handlar om införande av handenheter i hemtjänsten.
Det är bara att konstatera att det finns mycket att säga i de här frågorna.
Frida! Det hade ju absolut varit roligt att höra mer om vad du har kommit fram till! En programpunkt för nätverket till hösten kanske?
Barnmorskorna (som de flesta vårdyrken, tror jag) ser väl kontakten med patienten som kärnan i sitt yrke. Allt annat är kringuppgifter. Att då ha fördelningen 2 minuter för att prata med patienten och 13 minuter sitta framför datorn – det kan inte vara tillfredsställande för den enskilda barnmorskan!
Sen om man ser till verksamheten som helhet så måste de ekonomiska följderna vara ganska omfattande när man utbildar i system som inte införs, förlorar personal p g a att de inte orkar handskas med systemen o s v.
Finns det goda exempel på hur man har infört bra system på ett väl genomtänkt sätt?