Mejl etikett för stressade
Tillhör du de som upplever att du svämmas över av mejl i inboxen . Du är inte ensam om att känna mejlstressen. Så hur hanterar du det? Här kommer några enkla regler. Anammar ni dessa internt på företaget, kan ni tjäna mycket tid.
Öka läshastigheten:
- Var kort och koncis
Ingen hinner eller orkar läsa romaner på mejl . Skriv korta informativa mejl. Tumregel, ska inte behöva skrolla ner åt. - Skriv viktigaste först
Börja mejlet med det viktigaste. T ex förklara vilka aktiviteter som behövs och vem som är ansvarig. Behövs mer detaljer. Skriv en summering efter eller bifoga mer dokumentation. - Syfte med mejlet
Var tydlig med ditt syfte med mejlet. Behöver du någons åsikt eller godkännande, skriv det. - Ange sista svarsdag
Behöver du ett svar inom en viss tid. Ange när du behöver senast behöver ha ett svar.
Minska mejlvolymen:
- Återkoppla
Hinner du inte svara på mejlet idag. Skicka ett snabb återkoppling att du sett mejlet och återkommer inom XX tid. Gör avsändaren nöjd att du uppmärksammat mejlet och accepterar lättare att vänta på svaret. - Inga tack mejl
Dra ner på mejlvolymen genom att undvika tackmejl. Dvs. har du inte något nytt att säga avstå från att skicka mejlet. - Undvik ”Svara alla” och ”Kopia”
När du svarar på ett mejl, tänk igenom vilka som verkligen behöver denna information. De flesta med hög mejlvolym, kommer sällan ner till kopia- och info-mejlen. - Rätt forum
Om du behöver diskutera ett ämne som kan tendera till att bli komplext och innefatta ett antal mejlkonversationer. Fundera på om mejl är rätt forum. Skulle ett telefonsamtal eller möte vara effektivare?
(Källa: Jocelyn K. Glei)
Resultatutvecklare hos Oglio Utveckling
Jag driver Oglio Utveckling där jag stärker organisationer och individer för att skapa produktiva och framgångsrika företag. Huvudsakliga arbetsområdet är personlig effektivitet, projekt- och verksamhetsutveckling. Jag stöttar genom analys, utbildning och rådgivning.
Senaste inläggen av Eva Jansén (se alla)
- Wind of Change - 9 april 2018
- Är ni rustade för förändring? - 26 februari 2018
- Jobba hemifrån – går det att få något gjort? - 12 februari 2018