Organisatorisk oklarhet ger jobb på kammaren
Är kommunikation alltid bra? frågade Lisbeth igår, och jag tycker att det är en relevant fråga. Det är så lätt att ta till det där med att det är kommunikationen som måste förbättras i en organisation. Kunde vi bara samtala bättre med varandra så skulle allt bli bättre?
Ibland är det inte där skon klämmer, tänker jag. Vi kan kommunicera hur mycket som helst om inte det som orsakar problemet förändras. Låt mig illustrera mina tankar genom ett exempel från ett av mina uppdrag.
Jag blev ombedd att träffa en arbetsgrupp som länge ropat efter handledning/någon form av stöd. Chefen hade svårt att sätta fingret på vad som behövdes, och ärligt talat hade jag också det efter det här första mötet. Vi kom tillsammans överens om att jag och gruppen skulle ses några gånger för att se var vi landade efter det.
Gemensam syn
Gruppen använde uttryck som att de behövde ”få gemensam syn på arbetsuppgifterna” och ”jobba likartat”. Då är ofta traditionell personalhandledning i grupp en god tanke. Man skapar en plattform för samtal om arbetsuppgifterna vilket är ett redskap för att uppnå en fördjupad förståelse för arbetsuppgifterna.
Gruppen ville börja arbeta med fokus på deras samarbete, och det förvånade mig. Beskrivningen av problemet låg ju på arbetsuppgiftsnivå! Men när vi körde igång förvånade det inte längre. Snart insåg jag att det fanns många saker som man helt enkelt inte pratade om, och det sedan lång tid tillbaka. Det var detta som hade speglats i vårt första möte och i chefens svårighet att få grepp om vad gruppen behövde.
Konflikt
Genom enskilda samtal med var och en visade det sig att det fanns en konflikt mellan två i gruppen, och den påverkade både stämning och samarbete. De två hade tidigare varit vänner men kommit rejält på kant utan att hitta vägar att samtala om detta. Jag gick vidare med samtal med dessa två gemensamt och sen med alla i gruppen, och vi lyckades tillsammans komma ett snäpp framåt.
Organisatorisk oklarhet ger jobb på kammaren
Men det var inte det enda som inte pratades om. Det fanns en oklar organisationstillhörighet för den här arbetsgruppen. De visste inte var de skulle höra hemma och de hade bytt chef många gånger. Bitvis även varit utan chef.
Jag såg en effekt av det genom att var och en till stor del arbetade ”på sin kammare”. Man orkade inte längre engagera sig i det gemensamma, och att gå in i sitt eget arbete och göra det på ett sätt man själv var nöjd med blev ett sätt att skydda sig från nästa förändring. Det är, skulle jag vilja säga, en sund reaktion på ett osunt sammanhang. Men detta sätt att hantera situationen skapade samtidigt en ökad belastning eftersom personer de mötte i sina olika konstellationer utanför gruppen signalerade att de alla arbetade olika och att det var otydligt vad som gällde.
Jag ställde frågan vad som skulle hända om de började styra sig själva i större utsträckning, men där blev det tvärstopp. Det fanns ingen ork till ett sådant engagemang, gissningsvis för att det hade tvingat dem ut från sina kammare och ut ur sina skyddsmekanismer.
Vi försökte prata om detta i gruppen, men faktum är att det nog inte hade hjälpt hur mycket vi än pratat om arbetet och försökt hitta gemensamma riktlinjer. Vi hade kunnat dra hur många ärenden som helst för varandra utan att det hade förändrat något. Organisationen förblev densamma och organisationstillhörigheten förblev lika otydlig. Så länge den osäkerheten fanns kvar var det i stort sett omöjligt att utveckla verksamheten i den egna arbetsgruppen.
Vad tänker du? Handlar det bara om att hitta rätt sätt att prata om det? Hade mer kommunikation löst problemet här?
- AfterWork i Malmö 28 augusti 2017 - 15 augusti 2017
- Ny plattform för bloggens 1000 artiklar! - 18 juli 2016
- Arbetslivets Dag 2015 – twittret! - 14 mars 2015
Det är svårt att säga något när man inte har så mycket information, men en sak som jag blir nyfiken på är: varför var organisationstillhörigheten så viktig? Vilken innebörd gavs tillhörigheten respektive otydligheten? Exv: tolkades den som att deras arbete / profession inte gavs tillräcklig status? Var otydligheten eller oviljan/oförmågan (?) att göra något åt den från, antar jag, överordnat håll, ett i deras ögon bevis på att de/deras arbete inte var tillräckligt viktiga?
En annan sak jag blir nyfiken på är deras historia. Hur har de arbetat tidigare? Enskilt eller i grupp? Hur har de löst problem? Vilken erfarenhet av att samarbeta internt har de berörda? Har de samma grundsyn på klientarbete, uppdrag etc eller fanns det professionella skillnader som man visste att man tvungen att börja prata om och hantera, om man skulle börja styra sig själva? osv osv.
Vilket leder mig till den tredje saken jag blir nyfiken på: när något så definitivt inte är en sak som kan diskuteras är det inte helt omöjligt att det är något annat som behöver döljas och som man riskerar att synliggöra om saker och ting skulle ändras. Den ovan nämnda professionella konflikten, svårigheten att komma till tals om eller ens formulera sina egna överväganden och bedömningar, rädslan för att det i diskussionerna då kanske låter som att man inte är så duktig som man vill vara (gör jag verkligen ett bra jobb???)…eller något helt annat.
Om erfarenheten säger en att det inte är någon idé att engagera sig, för det blir ingen ändring, så skulle jag också låsa in mig på rummet. Ännu ett förslösat engagemang kan de flesta av oss leva utan…
Ja, det är ju svårt att ge en hel bild på det här viset av något som är en komplex verklighet. Ska försöka utveckla!
Den organisatoriska tillhörigheten handlade dels om förändringar ifråga om vilken enhet inom organisationen man skulle höra till, dels om hur man skulle vara placerade geografiskt, tillsammans eller var för sig. Detta förde även med sig förändringar i vem som var gruppens chef, och bitvis med det en avsaknad av informationsvägar. Jag skulle vilja säga att det gav en känsla av att ingen brydde sig om hur de hade det på jobbet.
Under tiden jag hade kontakt med dem skedde tre eller fyra förändringar i det avseendet. Så det är nog svårt att säga att det fanns någon historia i avseendet ”så här brukar vi göra”. Jag upplevde att det fanns en irritation över detta, och känslor av typen ”de fattar inte vad vi behöver”. Från ledningshåll uttrycktes också sådant som ”att de inte fattar” ifråga om hur arbetet borde utföras. Ett utpräglat ”vi och dem”.
Jag tror att det låg en förhållandevis stark osäkerhet ifråga om ifall man gjorde ett bra jobb. De fick ju som sagt signaler från olika håll att deras olikheter förvirrade andra. Att hålla sig på sin kammare skyddar till viss del, men innebär också en svårighet att utvecklas i arbetet på det sätt man gör när man har kollegor att diskutera arbetet med. Eller för den delen en organisation att vara del av och känna att man bidrar till.
Den personliga konflikten i gruppen bidrog så klart till att förstärka rädslan för att prata om arbetet. Känslan av att inte veta vart ett samtal skulle ta vägen kan vara ganska obehaglig, och motverkar ju lusten att ta upp personliga överväganden i arbetet till diskussion. Inte heller fanns stöd uppåt i organisationen i de frågorna.
Så även om vi kom ett snäpp när det gällde just den personliga konflikten och underlättade samtalen i gruppen, så hade vi aldrig kunnat lösa grundfrågan med att man slöt sig i sig själv. Det är precis som du säger, Lisbeth – vet man att engagemanget inte lönar sig orkar man inte.