Organisera som ett proffs
Det finns ett antal grundregler som proffsen använder för att organisera företag och öka deras produktivitet. Här är några av deras bästa tips:
- Sortera och gruppera
Sortera dina hjälpmedel och uppgifter och samla likvärdiga saker på samma ställe. På så sätt hittar du dem snabbare. Du kan t ex. samla filer, pappersdokument eller mejl inom samma ämne eller från samma kund i en separat mapp. Eller lägga gem, tejp, sax och häftapparat i samma låda. - Ge allt en plats och plocka undan.
Om allt du jobbar med har en bestämd plats, är det lättare att hitta saker. Placera den där det används. T ex placera kopiepapper vid kopiatorn. När du är färdig med en uppgift lägg undan hjälpmedel och dokument med en gång. Ställ tillbaka hålslaget när du gjort hål på dokumentet. Arkivera en uppgift när den är klar. Placera saker du använder ofta lätt tillgängligt och resten längre bort från arbetsplatsen. - ”Välj ett nummer, vilket som helst”
Hur mycket av en viss sak behöver du? Alla har vi en begränsad avställningsyta eller lagringsutrymme. Hur många facktidningar behöver du spara? Hur många avslutade ärenden har du kvar på skrivbordet? Välj hur många du ska behålla och se till att du håller dig till rätt antal. - Rensa och arkivera.
Gå igenom din arbetsplats minst en gång om året. Rensa bort högar och annat onödigt som står framme. Arkivera det du behöver spara för framtiden. - Bara en gång
Ta itu med saker med en gång. Lägg inte undan det till senare. ”Senare” dyker sällan upp. Genom att at itu med det genast slipper du högar med saker där du flyttar runt det flera gånger. - Överblicka situationen
Avsätt 10 minuter vid samma tid varje dag, för att gå igenom din kalender och att göra listan. Ge dig en chans att summera vad du har betat av och planera inför morgondagen. - Lita inte på försynen
Genom att veta vad du behöver få gjort och ta fram en plan som hjälper dig att bli tidssmart. Sätt upp mål och beräkna hur mycket tid du behöver för att utföra varje mål. Då sparar du mycket tid under arbetsdagen. - Var organiserad och flexibel
Genom att ha en plan som hjälper dig att vara strukturerad under dagen, får du tid över för att hantera oväntade händelser och avbrott. Du kan också snabbt återgå till planen när ”faran är över”. - Ett litet steg i taget
Du hanterar stora projekt bäst genom att bryta ner det i små hanterbara delar. Att ta små steg gör projektet mer överskådligt och lättare att genomföra. Bli mer organiserad genom att plocka ut de grundregler du vill som du vill använda. Bestäm när och hur ska beta av dem. Ta en regel i taget tills du är klar eller fått in den som rutin.
(Inspiration: Maria Gracia)
Resultatutvecklare hos Oglio Utveckling
Jag driver Oglio Utveckling där jag stärker organisationer och individer för att skapa produktiva och framgångsrika företag. Huvudsakliga arbetsområdet är personlig effektivitet, projekt- och verksamhetsutveckling. Jag stöttar genom analys, utbildning och rådgivning.
Senaste inläggen av Eva Jansén (se alla)
- Wind of Change - 9 april 2018
- Är ni rustade för förändring? - 26 februari 2018
- Jobba hemifrån – går det att få något gjort? - 12 februari 2018
