Mötas eller ha möten – vad är viktigt?
”Klockan är 10, var är Sara och Bertil? ”Jaha, nu är hon snart tio över, jag går ut och ropar vi måste ju ha mötet.” Som så många gånger förut, och som flera andra brukar göra, så hade de glömt bort det dagliga avstämningsmötet. Okej, alla samlade. Någon som har något att ta upp. Nej. Slut på mötet.
Det här var bara ett exempel på dålig möteskultur och planering hämtat ur verkligheten. Ett dagligt fysiskt möte som MÅSTE hållas varje dag och som oftast glöms bort, och nästan aldrig är det något som behöver diskuteras. Hur mycket onödig arbetstid går inte åt till det? Hur många timmar per månad?
Men nu är det bestämt av ledningen att det ska vara så OM något skulle behöva tas upp i arbetsgruppen. Hmm, i min värld skulle det kanske vara lättare att den eller de som har något viktigt att ta upp sammankallar till ett möte. OM det behövs. Kanske är det inte ens nödvändigt att alltid träffas fysiskt om det är något litet som kan diskuteras i en internchatt eller i en mejlgrupp.
Det som händer i påtvingade onödiga möten är också att det skapar negativ stress och negativ energi i gruppen. Genast uppstår en gnällatmosfär och utrymme för att anklaga varandra. Någon är försenad, någon har glömt bort mötet och alla är stressade över att överhuvudtaget behöva sitta där. Detta negativa tar alla sedan med sig ut på arbetsplatsen och sprider till andra. Syftet med mötet borde ju ändå vara att det ska GE positiv energi, minska stress och bidra till bättre samarbeten.
Okej, vi säger nu att det fungerar bra med att kalla till möte bara OM det behövs. So far so good, men det återstår ändå fler saker att tänka på för att mötet ska bli bra och ge alla något. Hur bemöter och respekterar vi varandra? Blir alla sedda och lyssnade på? Finns det skillnader i vem som alltid får mest utrymme och vem som blir osynliggjord? Handen på hjärtat, brukar du kolla i mobilen samtidigt som en kollega pratar? Bidrar du till en trevlig mötesatmosfär? Klagar, anklagar och gnäller du mycket? Passar och håller du tiden?
På många arbetsplatser kanske det skulle vara en bra idé att göra en ordentlig genomgång av antal timmar som spenderas på onödiga möten. Tid som istället skulle kunna användas ute i verksamheten. Men även på nödvändiga möten kan nog tiden kortas ner betydligt med bra förberedelser och god planering. Och icke att förglömma, se över möteskulturen för alla. Det är inte bara medarbetarna som förlorar arbetstid och utsätter sig själva och andra för negativ energi.
Enligt en undersökning av tidningen Chef där 1 357 chefer svarat på en webbenkät, uppger 25 procent att de har fler än 11 möten i veckan, 38 procent har 6 till 10 möten, och 37 procent har 1 till 5 möten. 23 procent svarar att de lägger mer än 16 timmar i veckan på möten. 29 procent lägger 6 till 10 timmar, och 22 procent 11 till 15 timmar.
Hälften av cheferna uppger att mötena oftast är meningsfulla. 97 procent undviker möten som inte känns meningsfulla, och 46 procent tycker att de är effektiva ibland. 15 procent av cheferna gör ofta något annat, exempelvis kollar sin telefon, under möten. 56 procent gör ibland något annat under möten. 43 procent av cheferna upplever att de har för många möten. 54 procent tycker att de har lagom antal möten.
Så vad har du som medarbetare eller chef för erfarenheter av möten och möteskultur? Vad kan förändras, förbättras? Dela gärna med dig av dina tankar, åsikter och tips så hjälps vi åt att skapa ett godare arbetsliv för varandra.
Vi är alla varandras arbetsmiljö!
Fakta om möteskultur i Sverige
Exempel på vanliga problem med möten:
- Otydlighet kring syfte, resultat och vilka som ska delta i mötet
- Lokalen, utrustning och mötets innehåll är inte förberett
- Mötet startar och slutar inte i tid
- Diskussionerna är inte relevanta för syftet med mötet
- Mötesledaren saknar verktyg för att skapa delaktighet och engagemang
- Olika uppfattningar om hur mobiler och datorer får användas
- Olika uppfattningar om vad som beslutas
- Beslut följs inte upp
- Dokumentationen brister
Källa: TEMO 2009. Undersökningen har fokuserat på interna möten. Chefer i företag eller verksamheter med mer än 500 anställda inom privat eller offentlig sektor deltog i undersökningen.
Hon erbjuder tjänster som ArbetsLivscoach, och livscoaching för enskilda medarbetare, företagare och privatpersoner. Hon kan också anlitas som föreläsare om positiv arbetsmiljö och leder workshops om samspelta team och öppen kommunikation.
- Hur kan du hantera attitydproblem på jobbet? - 1 februari 2018
- Koppla ner och av – Hur gör du? - 21 december 2017
- Snällkultur istället för gnällkultur? - 7 december 2017