Medvetna möten

Leder du möten som en del av ditt jobb, eller kanske i en ideell organisation? Då har vi två tips till dig. De låter kanske enkla och banala, men utveckla dem till fulländning och de kommer att revolutionera dina möten.

1. Sätt tonen för mötet.

Att du går igenom dagordningen ordentligt inför mötet och har koll på ungefär hur lång tid varje punkt kommer att ta i anspråk och vilka förslag och argument som troligen kommer upp är en självklarhet. Likaså att du ser till att det finns tillräcklig information för alla deltagare i tillräckligt god tid så att alla verkligen är lika delaktiga i besluten. Ta ytterligare ett steg och ställ dig själv några frågor inför mötet:

  • Vad handlar det här mötet om – egentligen?
  • Vilken samtalskultur vill du ska råda under mötet?
  • Vad hoppas du att ni tillsammans ska uppnå – och varför spelar det roll?

Se till att du är på plats i god tid. Passa gärna på att kasta ett öga på lokalen, är det trevligt? Går luften att andas? Kommer ni att sitta så att ni ser varandra och finns det vatten och kanske frukt eller godis om det handlar om ett längre möte? 

Välkomna deltagarna. Starta mötet på ett tydligt och positivt sätt. Säg några ord om vilka frågor som dominerar dagordningen och vad du förväntar dig av deltagarna. Tala gärna om vilken din ambition är när det gäller mötesklimatet. Avsluta mötet på samma tydliga och positiva sätt. Tacka deltagarna och säg några ord om vad du tycker att ni uppnådde.

2. Bli riktigt bra på att komma till beslut

Finns det någonting mer frustrerande än möten som hamnar i ändlösa diskussioner som aldrig kommer fram till någonting? Din kanske viktigaste uppgift som mötesordförande är att hjälpa gruppen att komma fram till väl genomarbetade beslut som alla känner sig delaktiga i. Det är en konst. Bestäm dig för att behärska den! Det är centralt även om ni inte håller strikt formella möten. Otydliga beslut – eller diskussioner som pågår utan att komma till beslut – gör er ineffektiva och kan dessutom leda till irritationer och konflikter.

Börja med att lyssna på gruppen som helhet. Bryt diskussionen när du tycker att samma synpunkter kommer tillbaka gång på gång. Gör en avstämning – tala om för mötet vad du hör. Till exempel: ”Det låter som om det finns två huvudargument i den här diskussionen, en del av er tycker A och andra B. Dessutom har jag hört invändningen C och någon har tagit upp ett tilläggsförslag nämligen D. Just nu har tre personer begärt ordet.” Din avstämning ger diskussionen riktning och struktur. Det gör också att deltagarna märker att de är hörda och kanske inte behöver upprepa sina argument.

Om du märker att gruppen är överens, fast de kanske fortsätter att diskutera frågan ändå, så säger du det. Sedan formulerar du beslutet på ett tydligt sätt. Du kan säga: ”Det låter som att vi är redo att gå till beslut. Är vi överens om att…”. När alla accepterat det formulerade beslutet så bekräftar du det och ser till att den som för anteckningar har uppfattat formuleringen.

Om det finns flera jämstarka argument så tydliggör du att det är dessa alternativ som diskussionen handlar om. Om gruppen inte kommer överens så går du till omröstning.

Om du själv har starka åsikter i någon fråga så kan det vara svårt att vara en bra mötesordförande. Överväg att lämna över rollen till någon annan på den punkten, så att du kan argumentera fritt.

Vilket är ditt bästa mötestips?

Senaste inläggen av Lisa Moraeus (se alla)
3 Kommentarer
  1. Eva Jansén
    Eva Jansén says:

    Har ni för många möten? Fundera på om du behöver delta på alla? Kan någon annan informera dig efteråt eller föra din talan? Räcker det med att du läser mötesprotokollet efteråt?
    När du kallar till ett möte. Bjud bara in de personer som är involverad i ämnet. Informera innan vad mötet ska handla om.

  2. Eiwor Backelund
    Eiwor Backelund says:

    Ett klimat för lärande är viktigt för att ett möte ska leda till kloka och genomtänkta beslut. Det man ska fatta beslut om, behöver man lära sig något om. Då är det viktigt att tänka på att några behöver tid att reflektera, några behöver diskutera med andra i en liten grupp eller bara två, några behöver sätta saken i ett praktiskt sammanhang och se vad det betyder, någon kanske behöver röra på sig. Att skapa ett klimat för lärande innebär att man behöver designa mötet mer än att enbart fixa ett rum med bord och stolar, hellre ett rum utan bord och utrymme för människors olika lärstilar.

Kommentering är stängd.