För dig som har ordning på ditt fysiska skrivbord och har flyttat över kaoset till datorn. Kan även du behöva en rensning lite då och då. Hur ser ditt virtuella skrivbord ut? Har du filer spridda över hela ytan? Hur är det i mejlboxen? Hittar du de meddelande du letar efter? Kommer du ihåg dina möten, telefonnummer och viktiga uppgifter?

Genom att ta sig tid att lära sig hur det är tänkt att använda de viktigaste programmen Utforskaren, Outlook, Kalendern och Kontakter, kan du tjäna mycket tid och verkligen använda dem som de hjälpmedel de är tänkta att vara.

  • Filer: Genom att ha samma tänk som vid sortering på det fysiska skrivbordet. (Se mitt förra inlägg) Kan du sortera så här:
    • Det du jobbar med nu. Placera filerna på skrivbordet. Är de många? Skapa mappar direkt på skrivbordet.
    • Filer eller mappar du behöver varje dag eller någon gång i veckan. Lägg dem i en mapp under dina dokument i Utforskaren. Vill du hitta dem snabbt? Lägg en genväg på skrivbordet.
    • De filer du behöver lite då och då. Lägg dem mappar under dina dokument mapp i Utforskaren.
    • Resterande filer som skall sparas, arkiverar du i Utforskaren.
    • Resterande filer kastar du i papperskorgen.
  • Mejl: Även här kan du använda dig av sortering på olika sätt. Det viktiga är att snabbt slänga de mejl som inte behöver sparas. För att minska antalet mejl i inboxen och stressfaktorn.
    • Du kan skapa undermappar till inboxen, där du sorterar in mejl i ämnesområden eller vem som skickat dem. Klagar IT-avdelningen på att du har för många mejl i inboxen? Be dem sätta upp arkivmappar i Outlook istället. Blir ingen skillnad för dig.
    • Sortering kan du göra manuellt eller automatiskt. Genom att sätta upp sorteringsregler kan du automatiskt få in mejlen i mapparna efter avsändare eller ämnesområde. Du kan tom välja att skicka mejlen vidare till någon annan!
    • Du kan även ha olika mejladresser för olika typer av mejl. T ex en direkt mejl där dina medarbetare och kunder når dig och en informations mejl där du får nyhetsbrev, tips och andra bra idéer som du inte hinner titta på varje dag.
  • Kalendern: Att ha en uppdaterad kalender, är en stor hjälp under hektiska perioder.
    • Se till att den är tillgänglig på både dator och mobil. På så sätt kan du snabbt överblicka din situation och bedöma när du kan få nästa uppgift gjord. 
    • Har ni mycket samarbeten internt? Se till att ni kan se varandras kalendrar (går att hålla privat genom att den bara visar bokningar utan förklaring) Då slipper ni långa mejlkonversationer om när nästa möte ska äga rum.
    • Lägg in små påminnelser för saker du bara gör då och då eller de som är tidskritiska.
    • Spara de viktigaste uppgifterna direkt på bokningen i kalendern t ex adress och telefonnummer vid kundbesök eller diskussionspunkter under mötet. Då slipper du leta efter mejlet när det är dags.
    • Använd kalendern i vecko- eller månadsvy för att få en snabb överblick över din arbetssituation. 
  • Kontakter: Skaffa en rutin att lägga in en kontakt i registret så fort som möjligt. Det är alltid i början man har störst behov av uppgifterna.
    • Använder du inte något kundregistersystem (CRM), är detta en bra bas. Du kan lägga in de viktigaste uppgifterna företags namn, adress, telefonnummer, mejladress etc. Se till att dessa uppgifter förs över till mobilen, så att du enkelt kan få fram dem vid behov.
    • Du kan också lägga till dina egna kommentarer för att lättare komma ihåg personen. Familjeförhållanden, favoritdiskussion ämnen etc.
    • Är ni flera medarbetare som jobbar med samma kontakter? Då kan ni dela uppgifter. Fördelen är att bara en av er behöver lägga upp eller ändra uppgifterna vid behov.
    • Behöver någon extern kontaktuppgifterna till någon i ditt register? Mejla dem! Du kan även skapa ett visitkort på dina kontaktuppgifter som alltid följer med din mejl.

Det här är bara ett axplock av vad du kan göra för att låta din dator skaffa dig en enklare arbetsdag. Det viktiga är att du tar dig tiden att fundera på vad du behöver och se till att det blir uppfyllt. Satsa några få timmar på att skapa struktur och du tjänar många timmar i längden.

(Källa: Eva J och en bärbar)