Vad gör du hela dagarna?

När min dotter var i 10-årsåldern, undrade hon vad jag egentligen gjorde på jobbet. Hon tyckte det verkade så tråkigt att sitta på kontor hela dagarna. Jag försökte tala för henne att det alls inte var tråkigt och på ett övergripande och lättbegripligt sätt förklara vad jag egentligen gjorde.  Min reflektion efteråt var att genom att få en övergripande vy faktiskt fick det lättare att kunna ta snabba beslut om vilken arbetsuppgift jag skulle börja med och därmed fick undan det viktigaste under arbetsdagen.

Här kommer ett annat bra sätt att kartlägga vad du egentligen gör hela dagarna och ge dig en hjälp på vägen att minska på tidstjuvar, förenkla din prioriteringsprocess och få fram när på dagen du är mest produktiv. Skriv en aktivitetskalender under några arbetsdagar.  Har du kontinuerligt samma arbetsuppgifter räcker det med 2-3 dagar. Har du skiftande arbetsuppgifter behöver du skriva en aktivitetskalender för en vecka eller mer.

Skriv loggen i tabellform, en tabell per dag och notera följande saker:

Tid Arbetsuppgift Prioritet 1 – 4
08:00 – 08:45 Svara på mejl 1

 

Nu är det dags att analysera din aktivitetslogg. Fundera över följande frågor:

  1. Vilka är mina viktigaste arbetsuppgifter? När utför jag dem? Har du återkommande uppgifter? Planera in tid för dessa kontinuerligt.
  2. Vilken tid på dagen får du mest gjort? Planera in de mest tankekrävande eller komplexa uppgifterna under den effektivaste tiden på dagen.
  3. Utför jag uppgifter som inte ingår i min arbetsbeskrivning? Om ja, ha låg prioritet på dessa eller delegera den till rätt person.
  4. Hur ofta hoppar jag mellan arbetsuppgifter? Genom att jobba färdigt med en uppgift så långt det går, minskar du på ställtid och blir mer produktiv. Undvik att läsa mejl så fort de kommer in.

Skaffa dig en mer överskådlig arbetsdag!

Eva Jansén

Eva Jansén

Resultatutvecklare at Oglio Utveckling
Jag driver Oglio Utveckling där jag stärker organisationer och individer för att skapa produktiva och framgångsrika företag. Huvudsakliga arbetsområdet är personlig effektivitet, projekt- och verksamhetsutveckling. Jag stöttar genom analys, utbildning och rådgivning.
Eva Jansén

Latest posts by Eva Jansén (see all)