Har du svårt att få uppgifter utförda pga. att en kund, chef eller kollega behöver hjälp? Kommer du liksom jag på något som du missat mitt under något som du borde ha 100 % fokus på? Här kommer 5 tips som kan hjälpa till att hantera distraktioner och få mer fokus på det du gör just nu.

Strukturera din nåbarhet
Vi tenderar till att tro att ju mer nåbara vi är och ju snabbare vi svarar på ett mej eller ett telefonsamtal, ju bättre jobb gör vi. Men hur blir det med produktiviteten? Ju mer du hoppar mellan saker desto mindre får du gjort. Det beror på att du tvingas sätta dig in i uppgiften en gång till och därefter jobba vidare med den. Ju mer komplicerad uppgiften är desto längre tid tar det för dig att återgå till var du var sist.

  • Schemalägg dina telefonsamtal, så att du har minst en telefonfri timme per dag.
  • Begränsa antalet gånger du kontrollerar dina mejl per dag. Beta av mejlen i klump inte ett och ett.
  • Om du använder digitala medier som Facebook och Twitter på jobbet. Schemalägg även läsningen av dem.

Planera för distraktioner.
Det kommer alltid att finnas saker som kommer att fånga din uppmärksamhet.  T ex ett snabbt ingripande för att hjälpa en kund, chef eller kollega.

  • Skriv ner dina idéer. 
    • När det knackar på dörren eller ringer, notera var i projektet du befinner dig innan du svarar.
    • Är det du själv som är distraktionen? Skriv ner idén och jobba därefter vidare.
    • Minimera ditt engagemang. Många avbrott kräver en längre diskussion. Genom att be att få återkomma t ex inom 30 min när du avslutat det du håller på med. Förblir du produktiv och kan genomföra dina uppgifter med kvalité. Andra kommer att respekterar dig för att du sätter upp gränser.
    • Acceptera avbrottet.  Oavsett avbrott, det är inte värt energin och tiden att bli irriterad. Det gör det bara svårare att återvända till den första uppgiften och komma igång igen.

 Arbeta efter din produktivitets kurva
När får du mest jobb gjort? Är du ett geni på morgonen och lite seg på eftermiddagen. Eller föredrar du att arbeta sent på kvällen när du är ensam? De flesta av oss har några enstaka timmar varje dag när vi är som mest produktiva. Hitta dessa timmar och lägg in de viktigaste och mest komplexa uppgifterna under dessa timmar. Under de mindre produktiva timmarna, t ex direkt efter lunch, kan du lägga in enklare mindre tankekrävande uppgifter.

 Öka marginalerna
Genom att planera in mer tid för varje enskild uppgift, ger du dig själv bättre marginaler och möjlighet att hantera uppkomna avbrott och brandkårsuttryckningar, utan att tappa styr fart.

Planera in pauser

Planera in pauser. Speciellt när du har en hektisk period, kan pausen vara skillnad mellan att få jobbet gjort eller köra slut på dig själv.

  • Vänta inte tills du är uttröttad. Se pauserna som ett sätt att öka energin istället för att återhämta dig från noll.
  • Håll dig till planen.  Ta pausen när det var tänkt och håll den bestämda tiden.  Då är det lättare att fokusera om och hålla styrfarten.
  • En paus ska vara en vila. Se till att du vilar under pausen, inte bara byter uppgift.

(Källa: Seth Simonds)