Jobba mindre, få mer gjort!

När jag stöttar individer i deras dagliga arbete, så är det två typer av utmaningar som återkommer och stjäl vår tid: störningsmoment och tidsplanering.

1,6 arbetsdagar i veckan går det åt till olika typer av störningsmoment, enligt studier gjort av ett svenskt universitet. Med störningsmoment räknas allt från inkommande mejl, telefonsamtal, kollegor som vill ha hjälp, till tankar som dyker upp om något du har glömt. De har alla gemensamt att de får dig att tappa koncentrationen, känner dig splittrad och medför att det tar längre tid att få klart en uppgift. Här kommer några tips som kan minska på antalet störningsmoment.

  • Varje gång du tappar fokus från den nuvarande arbetsuppgiften. Notera att det hände och gå tillbaka till din första uppgift. Rädd att glömma det som dök upp? Skriv ner det på en lapp och gå igenom lappen är du är klar med uppgiften.
  • Stäng av alla automatiska påminnelser på dator, mobil och läsplatta om inkomna mejl. Det gör att du lätt tappar fokus och blir frestad att titta vad det var som kom in.
  • När du kommer på dig själv med att ha flera saker på gång samtidigt. Stanna upp och tar några minuters vila. Hjälper dig att samla ihop tankarna och återgå till en sak i taget.
  • När det dyker upp personer eller saker som behöver prioriteras. Stanna upp och notera hur långt du kommit med nuvarande uppgift och hur du tänker jobba vidare på den. Därefter går du över till den prioriterade uppgiften. Då sparar du tid när du återvänder till den första uppgiften.

Det är inte ovanligt att man fastnar i en arbetsuppgift, utan att fundera på hur mycket tid som gått åt och när den ska anses färdig. Det kan medföra att vi spenderar alltför mycket tid på mindre prioriterade saker, lätt fastnar i detaljer, hamnar i tidsnöd och inte får tid över till det som verkligen behöver prioriteras. Tips för att få mer tid över:

  • Bestäm redan innan tidsåtgång och vid vilken kvalitets nivå den ska anses färdig.
  • Ta en kort paus varje timme, skapa dig en överblick och fundera på följande frågor:
    • Är uppgiften tillräckligt bra för att anses färdig?
    • Behöver du planera om något under dagen?
    • Något nytt som dykt upp? Något annat som behöver prioriteras?
Eva Jansén

Eva Jansén

Resultatutvecklare at Oglio Utveckling
Jag driver Oglio Utveckling där jag stärker organisationer och individer för att skapa produktiva och framgångsrika företag. Huvudsakliga arbetsområdet är personlig effektivitet, projekt- och verksamhetsutveckling. Jag stöttar genom analys, utbildning och rådgivning.
Eva Jansén

Latest posts by Eva Jansén (see all)