Misslyckade projekt – kan de förebyggas?

Tyvärr är det fortfarande alldeles för många projekt som inte lyckas att nå sitt mål. Tittar man på de vanligaste orsakerna, kan man konstatera att med lite bättre framförhållning hade varit möjligt att undvika misslyckandet. Här är det fem vanligaste skälen:

  1. Dålig kunskap om projektledning.
    Det är inte ovanligt att en medarbetare utan erfarenhet av projekt blir utsedd till projektledare. Ju komplexare projekt, dvs. ju fler personer involverade och ju fler uppgifter som ska lösas desto större krav ställs på personen.
    Lösning: Skaffa sig en grundläggande förståelse för hur projekt processen ser ut och projektledarens olika arbetsuppgifter. Skaffa internt eller externt stöd från någon erfaren projektledare.
  2. Dåligt definierat syfte och mål.
    Vi människor tolkar saker utifrån våra egna erfarenheter, vilket betyder att saker lätt kan tolkas på ett helt annat sätt än det var tänkt. Speciellt farligt om projektgruppen har en helt annan tolkning än vad kund eller projektbeställaren har.
    Lösning: Definiera syfte och mål så detaljerat som möjligt innan start och ha en dialog med projektgruppen inför projektstarten. Då är chansen större att man har en bättre samsyn och når ett gemensamt mål.
  3. Falska förväntningar.
    Ju komplexare projekt desto större risk att kunden/projektbeställaren blir besvikna över det som levereras. Har kunden/projektbeställaren liten kunskap om området är faran stor att förväntningarna blir något helt annat än det som levereras.
    Lösning: Som Projektledare bör du kommunicera kontinuerligt med mottagarna av projektet. Försök att på ett enkelt sätt visa eller beskriva vad ni har gjort och hur det kommer att se ut för mottagarna i slutet. Ju mer dialog med mottagarna under projektet desto mindre risk att de förväntar sig något annat än det som levereras.
  4.  Dåligt stöd av ledningen.
    Under projektets gång kan det dyka upp frågor som snabbt behöver diskuteras och beslutas av högre ort. Går det inte att snabbt få kontakt med berörda är faran att projektarbete avstannar.
    Det är projektbeställaren som har ansvar för leveransen av projektet. Deltar inte projektbeställaren i projektarbetet och kvalitetskontrollerna är faran att det levereras fel saker.
    Lösning: Med en kontinuerlig och öppen dialog med projektbeställare och ledningsgrupp, kan projektledare få stöd vid behov och slippa onödiga avbrott i projektarbetet. Med en aktiv projektbeställare är chansen större att projekt leveransen blir rätt.
  5. Resursbrist
    Projekt konkurrerar ofta med den vanliga linje verksamheten när det gäller resurser. Det är därför inte ovanligt att projektmedarbetare förväntas utföra sina vanliga arbetsuppgifter parallellt med att delta i projektet. Det är lätt att det uppstår intressekonflikter mellan projektledare och linjechef om vad som bör prioriteras och vad medarbetaren ska fokusera på.
    Lösning: Projektbeställare ochledningsgrupp, behöver vara tydlig med att projektet är prioriterat före den vanliga verksamheten.

 

(Fritt efter: Peter Taylor, The Lazy Project Manager)

Eva Jansén

Resultatutvecklare at Oglio Utveckling
Jag driver Oglio Utveckling där jag stärker organisationer och individer för att skapa produktiva och framgångsrika företag. Huvudsakliga arbetsområdet är personlig effektivitet, projekt- och verksamhetsutveckling. Jag stöttar genom analys, utbildning och rådgivning.

Latest posts by Eva Jansén (see all)