”Vi får titta på det” – om uppföljning och SMART beslutsfattande
”Vi får ta och ses någon dag här framöver och ta en fika!”
”Jamen absolut, det måste vi göra. Vi får höras om det. Hej!”
Känner du igen dig? Denna och liknande korta dialoger utväxlas dagligen i olika sammanhang och på olika nivåer i det svenska arbetslivet. Man vill besluta om något och slänger ur sig löst formulerade löften om att ”vi får titta på det” och ”någon kontaktar dig kring detta”. Men tyvärr händer det alltför ofta att det stannar just där, att ingen tar kontakt, att ingen hör av sig, att ingen… följer upp. Det är om detta mitt blogginlägg främst kommer att handla idag.
Att följa upp handlar, enkelt uttryckt, om att se till att det man kommer överens om faktiskt blir av, att något händer. Om ingen uppföljning sker rinner saker ut i sanden, tiden går och man glömmer snabbt var det var man hade planerat, beslutat eller lovat. Jag kommer att röra mig kring tre olika exempel på uppföljning och diskutera varför detta är så viktigt, samt avsluta med ett konkret, praktiskt tips.
Uppföljning för nätverkare
I en tidigare bloggpost skrev jag om att affärsnätverka som student och vad man ska tänka på i detta. Man kan inte nog poängtera vikten av att följa upp de kontakter som tas när man är ute och nätverksminglar – oavsett om man är student eller erfaren yrkesmänniska. Säg till personer du möter att du ska ringa eller maila, och gör det sedan så snart som möjligt. I ditt mail eller telefonsamtal hänvisar du till när, var och hur ni träffades, så att personen får en chans att erinra sig vad ni pratade om. Målet med uppföljningskontakten bör i de flesta fall vara att boka in ett one-to-one-möte, förutsatt att ni båda fortfarande är intresserade av detta och att ni inte diskuterade något annat upplägg när ni först träffades. Utan uppföljning blir nätverksminglandet inget annat än en lång rad av cocktailpartyn som visserligen är trevliga, men inte leder till några nya kontakter, möjligheter eller affärer.
Uppföljning för ledare
Att vara chef må vara en titel på ett visitkort, men att vara ledare innebär att folk runtomkring dig är villiga att vara dina följare. En viktig del av detta ledar- och följarskap handlar om tillit. De anställda måste känna att de kan lita på dig, att du håller vad du lovar och att det ni beslutar tillsammans faktiskt också fullföljs och implementeras. De anställda måste veta att när de kommer till dig med ett förslag, ser du till att utreda huruvida förslaget går att genomföra eller inte och att återkopplar, oavsett utfall, till den eller de anställda som berörs. En ständig dialog, där de anställda görs delaktiga i verksamhetsutvecklingen och där förslag och idéer uppmärksammas och tas på allvar, bidrar till den förankring hos personalen som en ledare behöver för att just kunna leda.
Uppföljning för anställda
Nu är det ju så att även om ett tungt ansvar vilar på den som är chef och ledare, vilar ett nästan lika tungt ansvar på den som är anställd. Om du har en idé eller ett förslag kring hur verksamheten skulle kunna bli bättre, effektivare, billigare eller roligare, ta upp detta med din chef och se till att du får veta hur detta ska följas upp. Nöj dig inte med tidigare nämnda löften av typen ”vi ska titta på det” – stå på dig och se till att själv följa upp hur det går. Under min tid som ständigt stressad mellanchef för en stor kundtjänstavdelning, märkte jag hur mycket man uppskattar anställda som tar egna initiativ och hjälper till med att påminna om saker man beslutat och kommit överens om.
Att följa upp beslut – en SMART modell
Många av er har kanske redan hört talas om begreppet SMART. Detta begrepp används som minnesregel vid beslutsfattande, implementering och uppföljning. På engelska står bokstäverna för Specific, Measurable, Agreed, Realistic och Time-related. Detta innebär att de beslut man fattar ska vara specifika och mätbara, så att man vet när de uppnåtts. De ska vara överenskomna mellan alla inblandade, och realistiska, så att alla är med på tåget kring vad som gäller och upplever detta som rimligt och genomförbart. Slutligen ska en tidsram finnas, så att man efter en viss förfluten tid kan konstatera huruvida målet uppnåtts eller inte. ”Inom tre månader ska vi ha ökat vår försäljning av produkten X med fyra procent” är ett exempel på ett SMART beslut – till skillnad från ”Vi måste sälja mera – kan inte någon titta på det?” Genom att använda SMART som minnesregel kan man redan vid själva beslutsfattandet undvika att trilla i fällor som annars kunde ha gjort att det man beslutat inte blivit verklighet. Man tydliggör från början vem som ska göra vad, inom vilken tidsram och när målet kan betraktas som uppnått. Detta gör även att man i större utsträckning undviker missförstånd och ansvarsförvirring – ingen behöver ensam ta på sig skulden för att den där diffusa ”någon” som skulle verkställa beslutet inte gjorde det.
Med andra ord: gör det enkelt. Tänk smart.
- Rita livsträd för inspiration inför det nya året - 20 december 2016
- Sammanhang: 4 tips för att boosta motivationen - 6 december 2016
- Isberget: bemötande ovanför och under ytan - 22 november 2016
Ett mycket bra och intressant inlägg. SMART, kan det bli smartare? :-)
Jag har precis med min talsyntes suttit och lyssnat igenom texten och måste bara få säga som så..
Vi säger alldeles för ofta ”Vi hörs av och bokar” vilket jag den senaste tiden tagit initiativ och bokat in möten då vi pratat om det.
Om ett möte blir av innebär det också troligen affärer och framför allt, Ett gott rykte!