Igår frågade Patrik Ekstrand om ”Räcker prioriterad tid till ny arbetsmiljö?”. Med det tror jag Patrik ville sätta fingret på att ibland räcker det inte med att prioritera, det är helt enkelt för mycket som ska göras på för kort tid. Jag håller med om det: på många arbetsplatser är det alldeles för mycket att göra på alldeles för liten tid. Men oavsett hur mycket vi arbetar eller hur mycket vi har att göra så gör vi prioriteringar. Vi tolkar vissa saker som mer angelägna, brådskande, viktiga, intressanta än andra och vi gör dem därför i en viss ordning, på ett visst sätt och med olika noggrannhet och engagemang.

Jag möter inte helt sällan att de inblandade faktiskt själva har en ganska god uppfattning om vilka prioriteringar de anser vettiga och rimliga men att de inte vågar agera i enlighet med den eftersom de inte riktigt vet om de klarar att argumentera för sina överväganden och val.

Det kan ha flera aspekter men två vanliga är:

  • Man vet inte riktigt hur ens kollegor tänker så man känner sig osäker på om de också tycker att det är rimligt, dvs om man har tagit hänsyn till det som behöver tas hänsyn till.
  • Man vet inte om man klarar att argumentera för och få förståelse för – inför kontrollmyndigheter, chefer, uppdragsgivare etc – att det var ”bästa möjliga just då” eller om ens handlingar endast kommer att jämföras med ”idealet” i form av regelverk och riktlinjer.

I sådana fall är det egentligen inte en fråga om ”för mycket” utan snarare att man är osäker på om man har tagit in tillräckligt många perspektiv i sitt beslutsfattande. När den osäkerheten finns lägger man ner mycket tid på att göra sina prioriteringar utan att riktigt komma till rätta med dem. Man ägnar mer tid än nödvändigt åt att fatta beslut men också att tänka på det efteråt – blev det bra? / gjorde jag rätt? – och det känns därför som om man aldrig är ledig.

Kommunicerandets funktion

På sådana arbetsplatser är det mer troligt att det är den kommunikativa infrastrukturen – möten, informationsflöde etc – som inte fungerar. Kanske för att man inte tycker att man har tid. ”Jag har viktigare saker att göra än att gå på möten”. Och ju fler som tänker så ju färre kommer på mötena och ju mer meningslösa blir de för dem som kommer.

Det tråkiga är att man förstår dem. Jag fattar att det kan kännas som slöseri med tid att gå på de möten man förväntas gå på. Jag tror till och med att det många gånger är en helt korrekt prioritering i stunden att låta bli, men på lång sikt blir arbetet både svårare och tar längre tid – för alla.

På i princip alla arbetsplatser jag har haft kontakt med så har man haft gemensamma möten, men de genomförs ofta slentrianmässigt. Det är lite information från chefen och kollegorna men det man verkligen skulle behöva prata om det orkar, hinner, vågar eller vill ingen ta upp.

I sådana organisationer har MÖTENAS FUNKTION sällan diskuterats. Ibland har man haft en genomgång av huruvida det är ett informations-, diskussions – eller beslutsmöte och vad man ska tänka på i respektive fall. Men jag har aldrig hört någon prata om mötenas, eller snarare kommunicerandets, funktion för att öka systemförståelsen hos dem som arbetar där så att var och en kan bli mer trygg i sitt beslutsfattande och därigenom fatta bättre beslut snabbare.

I dessa fall blir det viktigare för chefen att etablera och säkerställa en god kommunikativ infrastruktur än att göra en god prioritering åt var och en. Prioritera får var och en, tillsammans med de som berörs, klara av själva (ibland innebär det dock att även chefen är delaktig). Det är också långsiktigt hållbarare än att förlita sig på att en person – chefen – ska klara av att prioritera i alla upptänkliga situationer. Chefen är inte alltid där och även om hen är det så tar det ofta för lång tid att involvera ytterligare en part i beslutsfattandet.

Så min fråga till arbetsplatsen är inte om prioriterandet räcker för att förbättra arbetsmiljön – utan om organiserandet (dvs den organisatoriska arbetsmiljön) klarar av att förbättra prioriterandet?