Skapa en hållbar planering

calender

Hur länge brukar din planering hålla? Några timmar, ett par dagar eller en hel vecka? Varför tenderar verkligheten sällan blir som du planerat?

Enligt de vanligaste metoderna, så kan du planera fram- eller bakifrån. Dvs. om jag startar idag, när blir jag klar? Respektive om jag ska vara klar ett visst datum, när behöver jag börja? Jag har reflekterat över detta under hösten, dels för min egen del då jag haft en välbokad kalender och dels via mina studenter och deras projektarbeten. Det jag erfarit är att båda metoderna funkar lika bra. Det som är avgörande är hur mycket bufferttid du lagt in. Med bufferttid menar jag att inse att arbetet sällan går enligt plan.

Är ni flera som är involverade i samma uppgift, var medveten om att andra kanske tar längre tid på sig att leverera än vad du gör och att de kanske inte prioriterar uppgiften lika mycket som du. Ta därför höjd för att personen behöver längre tid att utföra uppgiften. Fråga dem gärna vad de behöver i tid. Ta även fram ett slutdatum för uppgiften som ger er en tidsbuffert på någon dag eller vecka innan det måste vara klart.

Är det bara du som ska utföra uppgiften? Var medveten om att det alltid kommer att dyka upp oförutsedda händelser under din arbetsdag. Det kan var allt ifrån att en kund behöver snabb hjälp till att chefen eller kollegan behöver din expertis. Se därför alltid till att det finns håltimmar i din arbetsdag. Har du planerat in en full arbetsdag kommer planen garanterat att spricka redan innan lunch. Hur mycket håltid du behöver är individuellt, men räkna med 30 – 50% av din tid går till oförutsedda händelser.

När du väl planerat in din uppgift ska du tänka till innan du flyttar på den och prioriterar något annat. Många av de personer jag hjälper har svårt att säga nej, när någon ber om hjälp. Jag anser att du behöver se det från en annan vinkel. Istället för att säga nej, fråga personen när det ska vara klart. Oftast räcker det med lite senare samma dag eller senare samma vecka. Det ger dig möjlighet att använda en del av din håltid till att hjälpa till och att du alltså kan avsluta det du håller på med.

Genom att följa dessa enkla planeringsknep kommer din plan att hålla betydligt längre och färre oförutsedda händelser skapar oreda. Men även den bästa planering kan ibland gå fel. I skrivandes stund sitter jag hos min däckbytarfirman för att byta till vinterdäck. De har haft två längre elavbrott på förmiddagen och ligger ca 30 bilar efter. 😔 Då är det bättre att skippa den befintliga planen och utgå från verkligheten, dvs. göra det bästa av situationen. Hur gjorde däckfirman? Jo, genom att sätta in extra resurser och göra ombokningar till andra dagar, för de som inte hade tid att vänta. Så fick de ihop dagen till slut. 😃

Eva Jansén

Eva Jansén

Resultatutvecklare at Oglio Utveckling
Jag driver Oglio Utveckling där jag stärker organisationer och individer för att skapa produktiva och framgångsrika företag. Huvudsakliga arbetsområdet är personlig effektivitet, projekt- och verksamhetsutveckling. Jag stöttar genom analys, utbildning och rådgivning.
Eva Jansén