Stoppa avbrytarna!

Tillhör du dem som har svårt att fokusera på dina egna arbetsuppgifter, för att många andra konstant behöver din hjälp? Det kan vara mejl, telefonsamtal, kollegor som stoppar dig i korridoren eller kommer till din arbetsplats. Alla dessa oplanerade händelser som kräver din uppmärksamhet och får dig att släppa fokus på dina huvuduppgifter. För många av oss kan det vara frustrerande att vid dagens slut konstatera att vi inte ens hunnit hälften av det vi tänkt oss p.g.a. alla dessa avbrytare.  Här kommer ett knep som hjälper dig att kartlägga vad för typ av avbrytare du råkar utför och vad du kan göra åt det hela.

Börja med att under en vecka notera vilken typ av avbrott du har, genom att fylla i följande tabell.  Svara på när det hände, vad som hände, vem som var avbrytare och hur viktigt det var.  Där prioritet 1 är mycket viktigt och 4 inte viktigt alls.

Dag och tid Avbrott Person Prioritet 1 – 4
Måndag 08:30 Hjälp att starta om skrivaren Jane 4

 

  1. Nu kommer den spännande delen. Att analysera vilka typer av avbrott du har och hur du hanterar dem i framtiden. Ställ dig följande frågor:
    Kunde ämnet ha tagits upp på ett kommande möte istället?
    Är detta något som tillhör dina arbetsuppgifter?
    Kan du förebygga avbrott genom att kontinuerligt ha möten eller vara tillgänglig vid en viss tid per dag eller vecka?
    Hur många avbrott var prioritet 1? Dvs. saker som är viktiga och du bör hantera snabbt. Boka in tid för dessa i din kalender, så du kan agera snabbt.
  2. Låt telefonen och mejlen bli hjälpmedel. Låt dem inte motarbeta dig. Om du har en viktig uppgift eller du snabbt behöver bli klar med en uppgift. Stäng av telefon och mejl, tills du är klar och beta sedan av dem efteråt.
  3. Hämta andan.  Avbrytarna har en tendens till att vara uppjagade. Det är lätt att även du smittas av detta. Ofta är inte avbrotten så panikartade som det verkar. Ta dig därför någon minut att tänka igenom situationen. Hämta andan och rensa huvudet, innan du tar beslut hur du ska agera.
  4. Lär dig att säga nej.  Det är ofta ok att säga nej till en förfrågan från en avbrytare om någon annan kan utföra den, om det inte är viktigt eller om det kan göras lite senare.  Genom att på ett vänligt men bestämt sätt säga nej och förklara att du behöver snabbt bli klar med en annan uppgift. Accepterar de flesta ditt nej.
  5. Upptagen Genom att visa att du är upptagen med något viktigt, underlättar det för dina kollegor och medarbetare att se om de kan störa dig eller ej. Du kan visa att du är upptagen genom att stänga din kontorsdörr till att sätta upp en skylt på bokhyllan eller skrivbordet.
  6. Tillgänglig Tillhör det dina arbetsuppgifter att hjälpa andra? Se till att du finns tillgänglig och informera de andra om när de kan nå dig. På så sätt samlar avbrytarna ihop sina frågor och diskussionspunkter och ni kan gå igenom dem alla på en gång.
  7. Okontrollerade avbrott.   Hur väl du än försöker hantera dina avbrytare, så kommer det alltid att dyka upp några du inte kan kontrollera. Sätt då snabbt upp ramarna för avbrottet genom att säga: ”Jag har just nu bara möjlighet att diskutera detta under 5 min.”  Var sedan  kort och konkret, tillåt inga utsvävningar i ämnet.

Nu är det dags att stoppa avbrytarna!

 

Eva Jansén

Eva Jansén

Resultatutvecklare at Oglio Utveckling
Jag driver Oglio Utveckling där jag stärker organisationer och individer för att skapa produktiva och framgångsrika företag. Huvudsakliga arbetsområdet är personlig effektivitet, projekt- och verksamhetsutveckling. Jag stöttar genom analys, utbildning och rådgivning.
Eva Jansén

Latest posts by Eva Jansén (see all)